Gestão Fiscal

XML Nota Fiscal: entenda o que é, para que serve e benefícios

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Desde a sua implementação, em 2006, a Nota Fiscal eletrônica trouxe inúmeros benefícios para as empresas e os órgãos fiscalizadores. Isso porque o documento é gerado e armazenado eletronicamente, permitindo maior eficiência e segurança durante as operações de fiscalização.

A tecnologia é uma das maiores aliadas durante esse procedimento e o gestor de e-commerce precisa contar, cada vez mais, com ferramentas que facilitem o trabalho do dia a dia e ainda, promovam maior integração aos processos e facilidades.

Outro ponto importante é que a linguagem XML, junto ao Certificado Digital, permite armazenar e transmitir os documentos fiscais de maneira digital, dispensando o acúmulo de papéis.

Também vale lembrar que o formato XML além de armazenar as notas fiscais online, também valida elas por meio de uma assinatura digital. Ou seja, esse mecanismo fornece mais segurança aos procedimentos fiscais.

O XML em Notas Fiscais torna a organização da empresa uma tarefa mais fácil e rápida. Para saber os detalhes sobre esse assunto, continue a leitura do conteúdo e conheça esse documento que facilita as tarefas burocráticas, e entenda o que é, para que serve e quais os benefícios da Nota Fiscal XML:

O que é XML – Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

Extensible Markup Language (XML) é uma linguagem de marcação recomendada para a criação de documentos organizados hierarquicamente. O arquivo XML é uma representação gráfica que obedece os critérios de escrituração fiscal para a NF-e.

Em Notas Fiscais, o código serve para criar um arquivo digital que comprova as informações sobre a mercadoria vendida ou o serviço contratado.

Por seguir um padrão nacional de escrituração fiscal, o XML da NFe pode ser utilizado em todo o território brasileiro com segurança.

Para que serve o formato XML de Nota Fiscal?

A Nota Fiscal eletrônica no formato XML torna a emissão desse documento uma tarefa mais ágil para os setores fiscais das empresas.

Além disso, é por meio do arquivo que as autoridades competentes, como a Secretaria da Fazenda, conseguem verificar os detalhes sobre as transações realizadas.

Outra utilização do XML de Notas Fiscais é o envio do documento ao cliente, via e-mail ou em uma área específica no site da empresa responsável pela venda do produto ou serviço.

Portanto, uma das principais características do XML é sua versatilidade em diferentes situações. A linguagem facilita a transferência da Nota Fiscal, assim como a sua abertura em leitores de arquivo XML.

Para entender mais sobre a estruturação de um arquivo XML, acesse o post com o infográfico da anatomia de informações em XML.

Outras utilizações do XML – Notas Fiscais

Além de promover a integração de dados entre os contribuintes e o sistema tributário brasileiro, o XML em Nota Fiscal permite converter o documento para o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), um demonstrativo que acompanha a mercadoria negociada e traz as principais informações da Nota Fiscal.

O Danfe não substitui a Nota Fiscal eletrônica, mas facilita o acesso das informações presentes nela. É com o documento auxiliar que a Secretaria da Fazenda consegue confirmar a existência efetiva da Nota Fiscal, autenticando os dados.

Além de comprovar a NFe, o Danfe também serve para acompanhar o transporte das mercadorias e a escrituração contábil da transação.

É preciso armazenar o XML da Nota Fiscal?

A legislação diz que o arquivo XML das Notas Fiscais requer um local apropriado para o seu armazenamento pelo período de cinco anos. As empresas que não fazem isso estão sujeitas a multas severas, que podem ser aplicadas por cada arquivo não apresentado durante uma fiscalização.

A grande aliada no armazenamento dos documentos fiscais é a tecnologia. Afinal, o arquivo XML trata-se de uma linguagem totalmente digital, que não precisa ser necessariamente impressa.

O ideal é que você armazene todos os seus XMLs na nuvem. Dessa forma, há mais segurança e facilidade de acesso. Quem os guarda no computador ou em pendrives/hds portáteis pode perder os arquivos facilmente.

Os softwares como os ERPs são extremamente úteis para automatizar a emissão do arquivo, assim como o seu envio ao cliente e armazenamento. O Person Cloud é um sistema de gestão ERP online e em nuvem que facilita todo o processo de emissão de notas, armazenamento e envio automatizado aos clientes.

Com o sistema, também é possível promover uma organização segura e eficiente, já que os documentos ficam armazenados na nuvem sem ocupar espaços físicos e evitando a perda.

A tecnologia é uma grande aliada dos negócios, o arquivo XML da NF-e foi criado para integrar informações, diminuir custos com papeladas fiscais e agilizar os processos de gestão. Dessa forma, os documentos fiscais ficam bem mais organizados, pois é possível ter um controle diário e extrair relatórios a qualquer momento.

É também um círculo vicioso de desenvolvimento: o contador acaba tendo as informações à mão, evitando retrabalho das equipes e dando ao gestor maior domínio sobre as contas a pagar e fluxo de caixa do negócio.

Saiba como gerar XML – Nota Fiscal de forma prática e segura

O sistema de gestão ERP efetua automaticamente a assinatura digital e a transmissão do XML para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), além de possibilitar que você envie a Danfe e o XML por e-mail ao seu cliente sem complicações.

Quanto mais sincronizações para facilitar a gestão contábil do seu negócio, mais tempo o gestor ganha para pensar no negócio de forma criativa e dinâmica.

Com um ERP online e em nuvem como o Person Cloud, fica mais fácil realizar a emissão de notas fiscais do seu negócio com praticidade e segurança. Além disso, é possível integrar o processo com as vendas e o estoque, permitindo maior controle das informações tributárias.

Para entender mais detalhes de como emitir notas fiscais NF-e utilizando o Person Cloud, separamos um conteúdo especial, em nossa central de ajuda que conta com o passo a passo do processo e mais detalhes.

Conte com Person Cloud para fazer o seu negócio crescer! São mais de 200 integrações e facilidades para tornar a gestão da empresa uma tarefa descomplicada.

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